クラウドストレージを用いたペーパレス化
ネリサポ前回のコラム（6月24日）で紹介しました「企業が直ちに取り組むべきアクション」の中の「クラウドストレージを用いたペーパレス化」についてコメントします。
まず、クラウドストレージとは、インターネットなどのネットワークに接続されたパソコン、タブレット、スマートフォンから、クラウド上のストレージ（保管場所）にファイルを格納・利用することができ、どこにいても同じファイルにアクセスできる機能のことです。
利用の形態は様々です。筆者は、次の３つの利用法を考えてみました。
- 会社の事務所の外で働く社員が多い業態、例えば、働く場所が建設現場である建設会社で、作業報告をストレージ内のファイルに直接書き込む。これにより、メールに添付し送信、事務所で再度ファイルを保管することを省くとともに、データの集計を瞬時に終えることができます。
- 日々受発注のある取引先がある業態、例えば、毎日材料の補充が必要な飲食店からの注文を受ける食品会社で、注文をストレージ内のファイルにある注文データで受ける。これにより、電話対応やメール対応を省くことができるとともに、納品書、請求書の電子化が自動的におこなえるようになります。
- 遠隔地にいる社員、あるいは社外の人材と共同作業が必要な業態、例えば、動画制作、あるいはイラスト制作会社で、作成データをストレージ内のファイルで共有することで、メール添付では大きすぎるデータでも共有し、共同作業が円滑にできるようになります。
次回以降のコラムでは、主なクラウドストレージの「Googleドライブ」「ＢＯＸ」「OneDrive」「Dropbox」について紹介していきます。
《 坪田 章 ／ 中小企業診断士 》
